プロジェクトドキュメント管理を無視しないでください。

ここ数年来、大小はいくつかの情報システムの実施プロジェクトを経験して、ある部分は他の人に協力してプロジェクトの実施の仕事を行うことができて、ある部分は自分でプロジェクトの実施の仕事を管理することを担当して、その他の部分は各種のルートを通じて知っている他の人のプロジェクトの実施の仕事で、この過程の中でも絶えず管理の方面の問題を考えています。情報システムの実施作業は複雑で、このような数年を経て、自分を喜ばせたのはいくつかの成功経験を蓄積したことであり、もう一つの感触は改善可能な点を発見する喜びと悟りであり、現在、プロジェクト管理過程における本人の文書管理に関するいくつかの潜在的な拙見を本文を通じて共有している。

これまでの情報システムのプロジェクト実施管理プロセス全体に関する記事でも、プロジェクト管理プロセスにおけるドキュメント管理に関する筆者の理解をより詳細に表現することを目的とした文書管理の内容について言及したことがある。

　　ドキュメント管理の重要性

これまで多くの人が文書管理の重要性について話してきましたが、最もよく知っているのはソフトウェアプロジェクトの人員変動以降、後ろの人が前のコードを認識できなかったり、認識するコストが高かったりすることです。実際には、人員が変動せず、時間が長くなっても、当時の編纂者は当時の考えを覚えていない。時間が何かをつぶすため、また一人一人の考え方や考え方も変化しているからだ。

1つのプロジェクト組織がいくつかの考え方のコミュニケーションを行う際、個人の知識構造の違い、置かれている地位の立場の違いなどの原因により、1つの考え方の最終的な実現案に対する認識に違いがあり、最終的に案に実行することにも違いがあり、1つの書面による文書を通じて1人1人の認知を統一的な認知にすることができ、不必要なコミュニケーション障害を減らす。また、明確なドキュメントは、参加者により多くの思考の余地を与えることもできます。

良いコミュニケーション方法を達成するためには、さまざまなドキュメントが必要であり、現実的なプロジェクト管理の過程でも確かに大量のドキュメントが存在しており、誰もがドキュメントが重要だと思っていますが、実際のドキュメントが来るとまた悩み始め、思わずうんざりして手がつけられなくなります。ドキュメントを作る過程は苦労して、更に面倒で、元のいくつかの言葉の事はドキュメントがあった後に異常に面倒になって、良いフォーマットに対応する必要があって、異なる人の審査と認可が必要で、面倒に感じるのは避けられません；自分で文書を作成した後、可用性は思ったほど高くなく、本当に欲しい文書はどこを探しているのか分からない、異なる文書の言い方が統一されていない、などの問題にユーザーは少し手がつけられない。

仕事の心当たりがないときに管理を思いつくという言葉を裏付けるのかもしれないが、それらのさまざまな文書についても例外ではない。

ドキュメント管理の方法

ドキュメント管理の過程では、重要な原則と方法を把握する必要があります。これにより、私たちのドキュメントが本当に目的を達成することができます。

　　ドキュメントテンプレートの管理

さまざまな複雑なドキュメントに対して、さまざまな場合には、それぞれのスタイルが美しさや可読性にかかわらず影響を与えるため、ドキュメント管理のプロセスではドキュメントセットのテンプレートを提案する必要があります。

ドキュメントテンプレートを作成する際には、ドキュメントのヘッダーフッター、ドキュメント変更履歴、ドキュメントのディレクトリ方式、ドキュメントのフォントなど、ドキュメントに必要な内容が反映されるように、いくつかの基本的な要素をドキュメントテンプレートに硬化させる必要があります。

ドキュメントを作成する際には、ドキュメントの分類をしっかりと行うことに注意してください。さまざまな分類には明確な定義があり、使用者は実際に使用する際にどのテンプレートを使用するかを明確に知ることができます。共有ディレクトリ方式を使用してドキュメントを管理する場合は、比較的見つけやすいフォルダディレクトリにテンプレートを保存する必要があります。情報システム方式を使用してテンプレート管理を行う場合は、トップページで接続を行うか、ユーザーが迅速に検索できるようにすることが望ましいです。分類を作成する際には、共通クラス、または共通クラスと呼ばれるものを含める必要があります。実際の使用中には常に新しいクラスが出現し、分類できないドキュメントもあるため、このときは共通クラスで管理することができます。

ドキュメントテンプレートの変更には、ユーザーにタイムリーに通知し、バージョン管理を行う必要があります。

　　ドキュメントディレクトリの管理

複雑な文書の中から必要な文書を見つけるためには、文書のインデックス管理と文書の分類管理を主に含む、文書管理を行う際に完全な文書ディレクトリ体系を構築する必要があります。

文書管理を行う前に、異なる文書に対して分類を確立する必要があり、異なる分類は文書の検索を容易にすることができ、異なる分類に対して異なる管理要求を制定することができることを提案する。フォルダ方式の管理であれば、フォルダ管理の特殊性のため、それぞれ異なるフォルダ内容の配置と権限の制御も必要であり、その権限管理の簡潔化に注意する必要がある、情報システム管理を採用する場合は、タイプの符号化システムの構築に注意する必要があります。優れた文書分類体系により、ユーザーは文書の照合と検索を容易に行うことができ、文書の分類はいくつかの管理過程でアーカイブ管理のニーズにも注意する必要がある。

ドキュメントについては、インデックスメカニズムを構築する必要があります。ここで特にインデックスメカニズムを提案するのは、日常的なドキュメントの使用において、類似したドキュメント、または類似した内容の説明がいくつか発見されるためです。作成者によって基本的な概念や原則の説明に違いがあるため、このとき、何が最も正確なのかを明確にするためのインデックスが必要になります。この点はプロジェクト管理の過程で特に重要です。なぜなら、1つのプロジェクトグループはしばしばいくつかの変更が発生し、後に人が複数の説に直面したときに何が正しいのかを知るのは難しいと同時に、いくつかの実際の状況も変動し、いくつかの説も修正する必要があります。また、これまでのドキュメントの中には訂正ができなかったものもありますので、このときも正しい言い方を明確にするためのインデックスが必要であり、この点もドキュメントバージョンの管理によって改善することができます。また、複雑な文書の中には、単なる事務的なものもあり、検索や閲覧に便利なように、インデックスを使用することで、いくつかの重点コンテンツを際立たせた位置に置くことができます。

フォルダ方式であれ情報システム方式であれ、アーカイブされたドキュメントが不正に修正されたり削除されたりしないように、ドキュメントの権限管理、特にアーカイブされたドキュメントの一部に注意する必要があります。

ドキュメントの命名規則

さまざまなドキュメント、名前が多様である場合、または名前の意味があいまいである場合は、使用やコミュニケーションに不便が生じる可能性があります。有効な命名規範体系を構築する必要があります。

文書の名前には、まず名前が容易に識別できることが必要であり、文書の名前にあまり注目していないユーザーもいて、ファイルのデフォルト名をそのまま使ったり、自分の名前や項目の名前などを使ったりして、他のユーザーはどのような種類の文書であるかを識別するのが難しい。

ドキュメントの使用中には、ドキュメントの一部にドキュメントを配置する必要があるタイプや、ドキュメントのカテゴリをファイル名の先頭に置く必要があるタイプ、月例ドキュメントの場合はヘッダを年の月にする必要があるなど、他のキーワードを指定することができます。

いくつかの異なるバージョンの文書については、異なるバージョンに分けて管理する必要があり、ファイル名にバージョン番号を明記し、最終稿などのいくつかのシンボル的な内容に特別なマークを付けることができ、その重要性と権威性を明確にすることができる。

これらの方法により、ドキュメントのファイル名がきれいになり、ユーザーが探しやすいようになります。文書のインタラクティブな調整を行う際には、日付や修正者のIDを追加して渡すこともできます。主な目的は、文書を一意に識別し、相互コミュニケーションの障害を減らすことです。

ドキュメントの変更管理

文書が使用中に変更されるのはよくある現象であり、変更された文書に対しては手段によって制約を加える必要があり、最も一般的な方法はバージョンの管理であり、形成された文書に対してタイムリーにアーカイブ保存を行うことである。

文書に変更が発生した場合、2点を実現する必要がある：第一に、文書には明確な変更記録があり、主に変化した部分に対して、使用者一人一人が文書に変化が発生した後に文書を全編読む必要がない、第二に、ドキュメントの最終バージョンを簡単に閲覧できるようにするには、変更履歴を見て最終バージョンを知るしかないようにすると、使用コストが大幅に上昇します。

ドキュメントが変更された場合には、メール通知や公告通知など、必要な経路で関係者に通知することができ、新しいドキュメントが生成されても古いドキュメントを使用するユーザーが多くなることを回避する必要があります。実際の作業環境では、Miso 9000が使用している署名を管理して重要な文書を回収する方法は参考になるが、もちろん一部の電子文書に対しては他の方法で処理する必要がある。

ドキュメントの監査制度

多くの文書は指導的な文書として、一定の厳粛性と権威性を必要とするため、文書に必要な審査を行う必要があります。

ドキュメントのレビュータイミングは、通常、ドキュメントが作成されたときとドキュメントが変更されたときであり、ドキュメントの適用範囲の変更に対しても必要なレビューを行う必要があります。文書の審査を通じて、間違った事項や不合理な事項がないかどうかを検査することができ、作成者と審査者の置かれている持ち場の違い、知識構造の違い、1つの文書に対してどのように書く角度と見方も異なり、後続の審査過程で文書の校正を十分に行うことができる。同時に、文書の審査メカニズムもそれぞれの持ち場の責任を明確にすることができる。

あとがき

情報システムの実施は責任ある管理プロセスであり、各方面の管理作業が適切に協力する必要があり、文書は日常交流の重要な根拠と仕事の成果の総括として特に重要であり、文書管理の過程で厳粛性に注意するだけでなく、柔軟性を両立することができ、正常な規範性を達成した上で、できるだけ使用者の使用と交流を便利にし、使用効率を高めなければならない。